项目的有效沟通-远程沟通的三种常见方式

沟通是项目的重要组成部分，随着互联网及协同办公软件的兴起，项目内部人员及业务可以遍布在五湖四海，提高项目的沟通效率，减少沟通产生的噪音，可以有效的降低项目成本。在项目规划期间，项目经理除了要考虑人力、时间、物质及风险外，还需要加强项目沟通，特别是远程沟通。

除了常规的视频会议外，远程沟通主要有：

1、电话

2、邮件

3、信息（短信及微信）

1、应用场景：相对于邮件、信息，电话具有沟通口语化，直接，方便的特点。电话沟通主要应用于下列方面（包含但不限于）：

1） 紧急但不重要 事情；

2） 逻辑清晰、步骤 具象 的事情；

3）双方 熟悉 或者具办的事情；

4） 主题较少 的事情（少于3个）。

2、注意事项：

1）电话沟通明确双方身份后（加上职位），描述事情结构清晰，描述准确；

2）非紧急情况下，需要在电话沟通中做决策时，提供可选的建议；

3）沟通的主题要多次 重复 ，确认；

4）多个主题时，建议简单的事情在前，重要的事情在后。

举例：项目经理王雷和李利的电话

王雷：你好，我是 海信公司 北斗项目的项目经理王磊，请问是 海奇公司 GIS项目李利李经理吗？(有职务，有名字，如果比较熟悉可以省略掉公司名称)

李利：你好，王经理，我是李利。

王雷：李经理，需要占用你几分钟时间，和你沟通两件事情。

李利：好的，请说。

王雷：第一件事是我和项目的张梅准备 2月25日下周二上午 10点 去海奇公司拜访下您，沟通下 项目进展 情况，行吗？（简单的事情先说）

李利：我看了下日程应该可以， 25日上午10点 到我办公室聊下 项目进展 ，后期有变动我再和你联系。（重复，减少噪音）

王雷：好的，后期保持沟通。第二个事情是后天项目阶段验收，项目开始时间较晚，没有实施到关键节点，对于后天验收，我这里有两个建议和你商量下：第一个建议是推迟一周验收，项目在两天内满足验收条件。第二，如果你这边已经通知监理单位，我们配合验收已完成项目，在下一个 节点 我们一定按时完成项目目标，李经理，你看呢？

李利：我已经下发通知监理及公司小胡，这次下去主要先让他 们先去看下项目质量，下个节点一定要按时完成 ，下周见面根据现场情况我们再聊。

王雷：好的，感谢李经理支持，见面聊。

李利：好的，再见。

1、应用场景：相对于电话、微信沟通，邮件沟通比较 正式 ，可以面向多人告知事项。一个好的邮件要 干净简洁 ，结构清晰。邮件主要应用于下列方面（包含而不限于）：

1）会议通知，会议纪要；

2）项目规划、关键节点等沟通事务；

2、注意事项：

1）总结性的标题

标题要简单扼要，总结邮件主题思想，不必过分突出细节。例如： 请查收：关于2月10日召开项目启动会的通知 。至于开会细节具体时间、召开地点、参会人员可以在邮件正文中突出。

2）简单的格式

邮件沟通由于比较正式，不要使用个性化的背景图、五颜六色的颜色，不同的字体。 标黑 突出重点即可。

3）逻辑清晰的结构

项目正文开头需要加上头衔加上问候，例如：张总，你好！如果是多人，也可以直接笼统尊称，例如：各位领导（同事），大家好！

邮件一定要 分段， 每段只写一件事情，建议使用短句，简单的词语表述内容。结尾一定要强调对方需要跟进、配合的事情，再次感谢。

4）使用标准化标签（建议）

可以使用标签突出公司名称、部门、姓名、联系电话、联系地址等信息,例如：

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安徽***********公司

项目管理部

张三

联系电话：

通讯地址：合肥市蜀山区***路**号

邮箱：guo-cm@126.com

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5）良好的反馈习惯

邮件告知事项需要进行反馈的，需要及时反馈，标题可以使用默认标题。

1、应用场景：项目中，信息沟通主要为短信及微信沟通，信息沟通可以在特殊情况下完成信息的及时传递，比较方便快捷，信息沟通主要应用于（包含但不限于）：

1）特殊情况下的沟通（开会）

2）节日祝福问候；

3）事项提醒(项目进度、配合事项，见面时间提醒)

2、注意事项：

1）信息开场切记 不要使用 “在吗？”，“有空吗”，“忙吗”开场，这种询问当前状态而又不说明事情的发问方式容易给对方带来恐慌感。

信息开场开门见山，直接告知对方需要沟通的事项，这样可以让对方舒服，有足够的信息决定是否回复，并且以何种形式回复。

2）信息沟通事情通过who do what by when构建微信结构，介绍事情的时候复杂的逻辑简单说。

例如：王经理，你好！项目部李二（ who ）今天下午3点（ when ）去贵公司项目管理部办理资料提交手续（ what ），如果方便请提供贵方的协调人及练习电话(配合事项)，谢谢。

3）回复时用长句，表现修养。

回复一件事情时，尽量使用长语句，表达善意，给对方好感。

李：******************，请知悉！

王：收到。（显得生硬，没语气）

郭：收到 了 ， 谢谢 ！（加了助词，感谢的话）

 电话是同步独享沟通工具，双方可以在一个完整的时间段内进行沟通，并通过“好的”，“没问题”确认接收到的信息。邮件是异步沟通分享工具，发件方只有通过反馈才能确定对方的想法，信息是两者的补充，通过结构化的表达锁住一段简短的沟通时间。相信通过三种方式的相互配合，一定可以实现项目的有效沟通，提供沟通效率。

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本文参考：刘润老师《 五分钟商学院》，  戴愫老师《有效提升与陌生人的社交能力》，《沟通的魅力》